تهانينا! أنت "منسق الفعالية" الرسمي للبرنامج القادم. وبما أنك أصبحت الآن تتحمل هذه المسؤولية الجديدة، فقد ترغب في الاطلاع سريعًا على النصائح التالية التي قد تمنحك مزيدًا من المرونة في ميزانيتك:
1) الموسم/التواريخ: بعض الوجهات تشهد موسمًا مرتفعًا وآخر منخفضًا. وبحسب التواريخ، قد تظهر فروقات كبيرة في الأسعار. كذلك، إذا كان بإمكان مجموعتكم أن تجتمع خلال أي من العطلات أو حولها، فمن المهم أيضًا لفت انتباه مخطط الفندق إلى ذلك.
a. البحث: إذا كنت قد اخترت مدينةً معينة، فابحث عن التواريخ التي تستضيف فيها المدينة مهرجانات كبيرة أو مؤتمرات على مستوى المدينة أو فعاليات خاصة (مثل السوبر بول)، إلخ. إذا كان بإمكانك تغيير مواعيدك بعد، فقد ترغب في تنظيم اجتماعك قبل أسبوع من هذه الفعاليات المهمة في المدينة أو بعدها. فالتخطيط لفعاليتك خلال الفترة نفسها قد يكون مكلفًا للغاية ومليئًا بالفوضى بالنسبة للحضور.
2) نمط أيام الأسبوع: لدى العديد من الفنادق إما طلب أكبر من رجال الأعمال في عطلة نهاية الأسبوع أو خلال أيام الأسبوع. فعلى سبيل المثال، قد يكون فندق يقع في منطقة أعمال راقيًا جدًا، لكنه يقدّم أسعارًا رائعة خلال عطلة نهاية الأسبوع. وعلى النقيض، قد يكون هناك منتجع جميل يواجه صعوبة في شغل الغرف خلال أيام الأسبوع.
3) هل أسعار الفندق المعروضة مخصصة لإشغال فردي أم لعدة أشخاص في الغرفة نفسها؟ غالبًا ما تكون تكلفة الغرفة مناسبة لميزانيتك، لكن إذا كانت مجموعتك ستضم حتى أربعة أشخاص في الغرفة، فقد تلاحظ وجود تسعير متدرّج يضيف ما بين 10 إلى 30 دولارًا عن كل شخص إضافي يشغل كل غرفة في الفندق. عند إرسال طلبك، تأكد من اختيار أنواع الغرف الصحيحة حتى تكون أسعار مجموعة الفندق أكثر دقة.
4) ابحث عن التكاليف الإضافية مسبقًا باستخدام زر معلومات الفندق الموجود إلى يسار أي عرض من عروض الفنادق: هل توجد أي رسوم منتجع في الفندق محل الاهتمام؟ ماذا عن رسوم صف السيارات؟ هل يسمح الفندق باصطحاب الحيوانات الأليفة، وإذا كان الأمر كذلك، فهل تُطبَّق رسوم إضافية؟ هل توجد أي رسوم إلزامية فوق ضرائب إشغال الفندق؟ يمكن أن تؤدي هذه الرسوم الإضافية إلى مبلغ كبير من المال، وبعضها قابل للتفاوض حسب مدى توافق أعمالك مع ذلك الفندق تحديدًا.
a. ابحث عما هو مشمول في السعر: فبعض الفنادق قد تشمل إفطارًا مجانيًا، أو استقبالًا مسائيًا مفتوحًا لنزلاء الفندق، أو دخولًا إلى مركز اللياقة، أو خدمة الإنترنت مع حجز الغرفة. لا تقتصر هذه المزايا على توفير التكاليف فحسب، بل قد تضيف أيضًا إلى التجربة الشاملة في الفندق. وسيتم إدراج هذه العروض ذات القيمة المضافة في قسم التعليقات ضمن أي عروض أسعار للفنادق، مباشرةً أسفل سعر المجموعة الفندقية.
5) الأطعمة والمشروبات: إذا كنت تخطط لإقامة مأدبة خلال زيارتك، فتأكد من إدراج هذه المعلومات في طلب المجموعة الخاص بك. سيساعد ذلك في ضمان أن تتلقى ردودًا فقط من الفنادق القادرة على تلبية احتياجات المأدبة الخاصة بك. كما أن الفنادق التي توفر مساحة للمآدب تكون أكثر ميلًا لحجز غرف المجموعات ومنح خصومات إضافية إذا كانت المجموعة ستستخدم خدمات الأطعمة والمشروبات ومرافق المآدب لديها. بمجرد أن تعثر على فندق يقدم جميع الخدمات التي تحتاجها ضمن ميزانيتك، استخدم زر «الاتصال بالفندق» للحصول على مجموعة من قوائم الطعام. تحقق من رسوم الخدمة والضرائب إضافةً إلى أسعار قائمة المأدبة، ستضيف هذه الرسوم ما بين 20% و40% من التكاليف الإضافية. طرق لتخفيف التكاليف:
a. HotelPlanner com سيحاول التفاوض على خصم يتراوح بين 20% و50% لمجموعتكم على المأكولات والمشروبات. تحقق من قسم التعليقات في عروض أسعار الفنادق لمعرفة هذه الخصومات.
b. ابتكر نموذجًا لقائمة طعام والتكلفة التي تتوقع دفعها شاملًا، لتقديمها إلى فندقك. على سبيل المثال، قدّم عرضًا لوجبة إفطار شاملة تتضمن أنواعًا مختلفة من خبز الإفطار، وعصير الفاكهة، والقهوة/الشاي، بسعر شامل قدره $your targeted/budgeted amount للشخص، وانظر ما إذا كان بإمكانهم تعديل قوائمهم لتناسب ميزانيتك. معظم فنادق Hotel Planner ستوفر إفطارًا مجانيًا لمجموعتكم، وسيتم أيضًا إدراج هذه الميزة الإضافية ضمن قسم تعليقات عرض الفندق.
c. ألقِ نظرة على قوائم مطاعم الفندق. إذا كانت مجموعتك صغيرة، فقد تفضلون الاستفادة من تناول الطعام في مطعم الفندق نفسه أو في مطعم قريب.
6) الوسائل السمعية والبصرية: شارك احتياجاتك من الوسائل السمعية والبصرية مع ممثل مبيعات منسق الفندق واطلب عرض سعر خاصًا بك. من البنود مرتفعة التكلفة استئجار جهاز عرض LCD. أحيانًا يكون شراء جهازك الخاص أكثر جدوى، ولكن تأكد من سؤال ممثلك عن أي رسوم "توصيل" أو "ربط" قد تُفرض عند إحضار معداتك الخاصة.
7) استئجار قاعة الاجتماعات: إذا كان عدد غرف الضيوف التي تحجزها قريبًا من عدد الحضور في اجتماعك، فغالبًا ستتمتع بمرونة أكبر في التفاوض بشأن رسوم استئجار قاعة الاجتماعات. وإذا كان اجتماع مجموعتك يتطلب معارض، أو عددًا كبيرًا من قاعات الانقسام، أو قاعة اجتماعات أكبر (لنقل لـ 100 شخص، مع التعاقد على 10 غرف ضيوف في الليلة)، فتوقّع أن تدفع رسومًا مقابل استئجار القاعة. يمكن لـ Hotel Planner أن يعزز موقفك ويحدّ من أو يلغي رسوم استئجار قاعة الاجتماعات إذا: أ) كان اجتماع مجموعتك خلال فترة حاجة الفندق إلى الإشغال (أي خلال عطلة و/أو في موسم الركود)، ب) كان إنفاقكم على الطعام والمشروبات مرتفعًا لكل ليلة إقامة (أي أن الحضور يتناولون الإفطار والغداء واستراحات القهوة الصباحية والمسائية، إضافة إلى حفل استقبال و/أو عشاء)، ج) كان حدثك سيحجز الفندق بالكامل ويؤدي إلى امتلائه تمامًا.
8) القرب من الأنشطة: هل ستكون لديكم أمسيات عديدة متاحة دون برنامج، أم أنك تخطط لتنظيم أنشطة خارجية لفريقك؟ في كلتا الحالتين، إذا كان بإمكان الحضور الوصول سيرًا على الأقدام إلى معالم محلية متنوعة، فهذا قد يساعد على تقليل التكاليف عليك بصفتك المنسق، أو على المشارك نفسه. إذا كان لدى مجموعتك العديد من الليالي الحرة وكانت هناك معالم يمكن الوصول إليها مشيًا، فسيُقدّر الحضور عدم الاضطرار إلى دفع أجرة سيارات الأجرة، أو استرجاع سياراتهم من المرآب، أو محاولة معرفة اتجاهات القيادة في مدينة غير مألوفة. وإذا كنت تخطط لأنشطة خارج الموقع، فإن التنقل من وإلى المكان الخارجي قد يشكّل تكلفة كبيرة. وإذا اخترت فندقًا قريبًا من العديد من المواقع المحتملة للفعاليات، وكان بإمكان الحضور المشي، فهذه تكلفة يتم توفيرها. انقر على زر معلومات الفندق الموجود إلى يسار عرض الفندق للاطلاع على خريطة للمناطق المحيطة، مع قائمة بالمعالم المحلية إلى يمين الخريطة، ومسافة كل معلم محلي عن فندقك. كما يمكن لـ Hotel Planner فرز جميع خيارات الفنادق لديك حسب المسافة إلى أي موقع محدد. استخدم مربع الفرز في أعلى عروض الفنادق.
9) النقل: إذا كان العديد من الحضور سيصلون بالطائرة، فقم بإجراء استطلاع سريع لأسعار الرحلات من المدن الرئيسية خلال تواريخ فعاليتك المحتملة. وإذا كنت تقارن بين عدة مدن، فقد تجد أن إحداها أكثر توفيرًا بكثير من الأخرى. وبالمثل، استخدم زر معلومات الفندق الموجود إلى يسار كل عرض من عروض الفنادق للحصول على تفاصيل حول تكاليف خدمة النقل المكوكية وسيارات الأجرة من المطار، بالإضافة إلى مدة الرحلة من المطار إلى الفندق المختار.
10) الترقيات والمزايا: سيحرص ممثل Hotel Planner دائمًا على السؤال عمّا إذا كان بإمكان مجموعتكم الحصول على ترقية مجانية واحدة إلى جناح بسعر المجموعة، أو ميزة مجانية لأحد الضيوف المهمين في مجموعتكم. تُحدث هذه اللمسات الخاصة فرقًا ملحوظًا لدى مجموعتكم، ويمكن توفيرها لكم دون أي تكلفة إضافية.
11) ميزة إضافية أخرى! عرض "واحدة مجانية لكل خمسين": وهو معيار متّبع في معظم الفنادق، حيث تحصل المجموعة على غرفة مجانية مقابل كل خمسين غرفة يتم حجزها! بعض الفنادق تقدّم العرض المجاني "واحدة لكل خمسين" فقط عندما يتم حجز خمسين غرفة أو أكثر في الليلة الواحدة، بينما تقوم منشآت أخرى باحتسابه بشكل تراكمي. وقد تقدّم بعض المنشآت عرض "واحدة مجانية لكل أربعين" أو حتى أقل. يعمل Hotel Planner مع الكثير من الفنادق التي تقدّم غرفة مجانية ابتداءً من 10 غرف فقط في الليلة الواحدة. سيتم عرض هذه العروض الخاصة بالغرف المجانية في قسم التعليقات ضمن عرض سعر غرف مجموعة الفندق.
حظًا سعيدًا وتفاوضًا موفقًا! أنت الآن على الطريق نحو تنظيم فعاليات مليء بالنجاح والراحة!