أنت تريد أن تثير اهتمام زملائك باللقاء المدرسي وتخلق بينهم حماسًا للمناسبة. والاستعداد المبكر هو السر. ابدأ باختيار الموقع المثالي. تقنيتنا مثالية لهذا الغرض، لأنها تتيح لك البحث في عدة مواقع للقاءات في الوقت نفسه. من الأفضل أن تختار موقعًا مركزيًا حتى يتمكن كل فرد من دفعتك من الوصول إليه بسهولة. كما يجب أن تتأكد من أن الموقع يضم ما يكفي من المعالم والأنشطة التي تناسب جميع أفراد المجموعة. أسوأ ما قد يحدث هو أن تحاول البحث عن قاعات أو غرف قبل بضعة أشهر من لقاء دفعتك ثم تكتشف أن الفنادق قد امتلأت بالكامل. لهذا السبب من المهم جدًا حجز مجموعة من الغرف الخاصة بلقاء دفعتك بأسعار مميزة في فندق يقع في الموقع المثالي، وذلك قبل الحدث الكبير بوقت كافٍ. في معظم الفنادق، يكون الحد الأدنى المطلوب لتكوين حجز جماعي هو 10 غرف للّيلة الواحدة، ولكن إذا كنت تستخدم أي مساحة للمآدب داخل الفندق، فقد يكون هذا العدد أقل أحيانًا.
لتحقيق هذا الهدف، قد لا ترغب في البدء بالاتصال العشوائي بالفنادق في عدة مواقع. لن تفيد صفك أو نفسك في شيء إذا حجزتَ كتل غرف بأول الأسعار التي سيعرضها الفندق. كما أنك لا تمتلك جميع المعلومات عن الفندق، ومن المهم أن تُنظِّم معلومات مفصلة وواضحة عن جميع وسائل الراحة قبل اتخاذ أي قرار. الخطوة الأولى هي معرفة الأسعار المتاحة على الإنترنت. وقد وجدنا أن من أفضل المصادر لمقارنة أسعار الفنادق عبر الإنترنت بسهولة هو HotelPlanner com (
www HotelPlanner com). أفضل ما في نظامهم أنه مجاني وسهل الاستخدام للغاية. كل ما عليك فعله هو إدخال خيارات موقع لمّ الشمل الخاص بصفك والتواريخ، وسيتولى HotelPlanner com الباقي. سيتيح لك البحث عن أسعار مجموعات الفنادق في مدن متعددة في الوقت نفسه بطريقة واضحة ومنظمة، من دون أي تحيز للفنادق. كما يمنحك القدرة الكاملة على فرز هذه المعلومات حسب الموقع أو السعر أو أسماء العلامات التجارية للفنادق. كما سيخصّصون لك ممثلًا عن الحساب لمساعدتك في التأكد من أن عروض الفنادق التي تحصل عليها ليست فقط الأفضل، بل سيساعدك أيضًا في عملية الحجز. تُعد عملية الحجز مهمة جدًا، لأنه حتى إذا كان سعر الغرفة منخفضًا جدًا، فقد يتضمن العرض سياسة إلغاء صارمة للغاية، أو وديعة نقدية مرتفعة، أو تكاليف خفية أخرى مثل رسوم المنتجع الإلزامية. سيكون ممثل الحساب في HotelPlanner com سعيدًا جدًا بمساعدتك في هذه الأمور، وفي أي مسائل أخرى قد تواجهها. بعد اختيار الفندق، سيُنشئون لك موقع حجز إلكترونيًا خاصًا ومجانيًا بالكامل لمّ شمل صفك فقط. وسيساعدك ذلك على متابعة زملاء الصف مع تأكيدهم للحجز مع فندقك.