أول ما ينبغي أن تفكر فيه هو حجز غرف في فندق محلي لضيوفك القادمين من خارج المدينة. أسوأ ما قد يحدث هو أن يحاول ضيوفك الاتصال بعدة فنادق قبل أشهر من لمّ شمل العائلة، ليكتشفوا في النهاية أن جميع الغرف في المدينة أصبحت بسعر 500 دولار للغرفة في الليلة، أو الأسوأ من ذلك، أن تكون كل الغرف قد حُجزت بالكامل بسبب مؤتمر كبير أو حدث رياضي. لهذا السبب من المهم جدًا أن تحجزوا مجموعة من الغرف لضيوفكم بأسعار خاصة في فندق أو فندقين مختارين، مع ترك وقت كافٍ قبل المناسبة الكبيرة. في معظم الفنادق، الحد الأدنى المطلوب لتجهيز حجز جماعي هو 10 غرف في الليلة. وإذا كنتم تبحثون عن أكثر من 30 غرفة في الليلة، ففكرة جيدة أيضًا أن تقسّموا الحجز الجماعي بين فندقين إلى ثلاثة فنادق. وبهذه الطريقة يمكن لضيوفكم الاختيار بين مواقع وأسعار مختلفة.
أنت تريد أن تثير اهتمام أحد أفراد العائلة بلقاء العائلة، وتخلق الحماس بينهم.
والتحضير المبكر هو الأساس.
ابدأ باختيار الموقع المثالي.
تقنيتنا مثالية لهذا الأمر لأنها تتيح لك البحث في عدة مواقع لاجتماع العائلة في الوقت نفسه.
أنت تريد العثور على موقع يكون في مكان مركزي بحيث يسهل على كل فرد من عائلتك الوصول إليه.
كما أنك تريد التأكد من أن الموقع يضم ما يكفي من المعالم والأنشطة المناسبة لجميع الأعمار، حتى يتحمس كل فرد من العائلة، صغيرًا كان أو كبيرًا، للرحلة.
أسوأ ما قد يحدث هو أن تحاول قبل بضعة أشهر من لمّ شمل العائلة الاتصال بعدة فنادق للعثور على غرفة، لتكتشف فقط أن جميع الغرف في المدينة أصبحت بسعر 500 دولار للغرفة في الليلة، أو الأسوأ من ذلك، أن تكون كل الغرف في المدينة قد حجزت بالفعل بسبب مؤتمر كبير أو فعالية تشمل المدينة كلها.
لهذا السبب من المهم جدًا أن تحجز مجموعة من الغرف لمّ شمل عائلتك بأسعار خاصة في فندق بموقع مثالي، مع توفر وقت كافٍ قبل الحدث الكبير.
في معظم الفنادق، الحد الأدنى من غرف النزلاء المطلوب لتأمين حجز جماعي هو 10 غرف في الليلة، ولكن إذا كنت تستخدم أي مساحة للمناسبات أو الولائم في الفندق، فقد يكون هذا العدد أقل أحيانًا.
لتحقيق هذا الهدف، قد لا ترغب في البدء بالاتصال العشوائي بالفنادق في عدة مواقع. لن تفيد نفسك أو عائلتك كثيرًا إذا حجزت كتل غرف على أساس أول الأسعار التي يعرضها الفندق. كما أنك لا تمتلك كل المعلومات عن الفندق، ومن المهم أن تحصل على أوصاف منظمة ومفصلة لجميع المرافق قبل اتخاذ أي قرار.
الخطوة الأولى هي الاطلاع على الأسعار المتاحة عبر الإنترنت. من أفضل المصادر التي وجدناها لمقارنة أسعار الفنادق عبر الإنترنت بسهولة هو HotelPlanner com (
www HotelPlanner com). أفضل ما في نظامهم أنه مجاني وسهل الاستخدام للغاية. كل ما عليك فعله هو إدخال خيارات موقع لمّ شمل العائلة والتواريخ، وسيتولى HotelPlanner com الباقي. سيمكنك من البحث عن أسعار المجموعات في عدة مدن في الوقت نفسه بطريقة واضحة ومنظمة، ومن دون تحيز لأي فندق.
كما يمنحك ذلك القدرة على فرز هذه المعلومات حسب الموقع أو السعر أو أسماء العلامات التجارية للفنادق. وسيتم أيضًا تعيين ممثل حساب خاص لك، يساعدك على التأكد من أن عروض الفنادق التي تحصل عليها ليست الأفضل فقط، بل يساندك أيضًا في عملية الحجز.
تُعد عملية الحجز مهمة جدًا، لأنه حتى لو كان سعر الغرفة منخفضًا جدًا، فقد يتضمن العرض سياسة إلغاء صارمة للغاية، أو وديعة نقدية مرتفعة، أو تكاليف مخفية أخرى مثل رسوم المنتجع الإلزامية. سيكون ممثل الحساب في HotelPlanner com سعيدًا جدًا بمساعدتك في هذه الأمور وغيرها من القضايا التي قد تواجهها.
بعد اختيار فندقك، سيقومون بإنشاء موقع حجز إلكتروني خاص ومجاني تمامًا لمّ شمل عائلتك. سيساعدك ذلك على متابعة أفراد عائلتك أثناء تأكيد حجوزاتهم مع الفندق.